Rejestrujemy działalność gospodarczą lub spółkę cywilną

Grażyna Walaszczyk

Przed podjęciem działalności gospodarczej należy wybrać jej formę prawną. Są dwie podstawowe formy jej prowadzenia – indywidualna oraz prowadzona razem ze wspólnikami, w formie spółki. Procedurę rozpoczęcia działalności rozpoczynamy od rejestracji.

Przedsiębiorcy działający indywidualnie oraz wspólnicy spółek cywilnych rejestrują działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki osobowej, albo kapitałowej, rejestracji dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym.

                                                      Zgłoszenie działalności

Pierwszym formalnym krokiem jest zgłoszenie działalności do CEIDG. Chodzi o centralny system prowadzony przez Ministra Gospodarki, stanowiący ogólnopolską bazę osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Można to zrobić idąc do właściwego dla naszego miejsca zamieszkania urzędu gminy (lub miasta), albo dokonać rejestracji za pośrednictwem strony internetowej www.ceidg.gov.pl W każdym z tych przypadków będziemy posługiwali się wnioskiem CEIDG-1 w formie papierowej lub e-formularzem. Jeśli składamy wniosek w urzędzie gminy, urzędnicy na miejscu potwierdzają naszą tożsamość oraz przyjęcie wniosku. Gmina ma obowiązek przekształcenia papierowej wersji wniosku w jego wersję elektroniczną i przesłania go do CEIDG najpóźniej następnego dnia roboczego od dnia otrzymania. Jeśli jednak wysyłamy wniosek listem poleconym, musimy złożyć pod nim podpis potwierdzony notarialnie. Wypełniając i składając wniosek elektronicznie powinniśmy dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź profilem zaufania ePUAP.. Profil ten jest bezpłatną metodą potwierdzenia tożsamości w systemie elektronicznej administracji (odpowiednikiem bezpiecznego podpisu elektronicznego). Aby uzyskać profil zaufany należy założyć konto na stronie www.epuap.gov.pl  i potwierdzić swoje dane w jednym z „punktów potwierdzeń” (np urząd skarbowy, odział ZUS, urząd wojewódzki). Samo wypełnienie wniosku na platformie www.cedig.gov.pl nie jest tożsame z jego złożeniem. Wniosek uważa się za złożony, jeśli został podpisany.
Potwierdzenie złożenia wniosku CEIDG-1 on-line otrzymamy na wskazany adres poczty elektronicznej.
Wszystkie czynności związane z wpisem do CEAIDG są bezpłatne, a zaświadczenie o wpisie możemy wydrukować ze strony CEIDG.

                                                        Czym jest wniosek?

   Wniosek CEIDG-1 jest pierwszym i najważniejszym etapem rejestracji firmy. Dla osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą jest on jednocześnie:
•    wnioskiem o uzyskanie, zmianę, albo skreślenie wpisu w rejestrze REGON,
•    zgłoszeniem identyfikacyjnym, albo aktualizacyjnym, do naczelnika urzędu skarbowego (NIP),
•    oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych,
•    zgłoszeniem, albo zmianą zgłoszenia, płatnika składek do ZUS,
•    oświadczeniem o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników,
   Jest to wniosek zintegrowany, ponieważ system przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku CEIDG-1 wraz z informacją o dokonaniu wpisu do właściwego Urzędu Skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu wpisu.

                                                       Wypełniamy wniosek

Wypełnienie wniosku nie jest trudne, ale wymaga uważnego i dokładnego przeanalizowania innych zagadnień dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej. Na początku podaje się wszystkie dane osobowe i adresowe wnioskodawcy oraz adres działalności gospodarczej (jeśli będzie wykonywana poza adresem zamieszkania), nazwę firmy i datę rozpoczęcia działalności. Data rozpoczęcia działalności może być późniejsza niż data złożenia wniosku. Od dnia podanego jako dzień rozpoczęcia działalności powstaje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne i rozliczania się z urzędem skarbowym. Należy też pamiętać, że jeśli nasza działalność wymaga wcześniejszego wpisu do rejestru działalności regulowanej, lub zgody, zezwolenia, czy odpowiednich uprawnień zawodowych, licencji albo koncesji, to działalność gospodarczą możemy rozpocząć dopiero po ich uzyskaniu. Nazwą firmy dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną może być jego imię i nazwisko. Dopuszczalne jest też dodawanie w niej określeń identyfikujących firmę, aby odróżniała się od innych. We wniosku CEIDG-1 określamy również przedmiot działalności zgodnie z kodami Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD. Kody te można wyszukać na stronie CEIDG jak i na stronie GUS www.stat.gov.pl/klasyfikacje

                                                               Zobowiązania

Wypełniając wniosek CEIDG-1 automatycznie zgłaszamy naszą firmę jako płatnika składek ZUS lub KRUS. W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności musimy dokonać w jednostce ZUS zgłoszenia do odpowiednich ubezpieczeń. Na podstawie CEIGD-1, ZUS automatycznie wystawia właściwy dokument zgłoszeniowy płatnika składek. Składając formularz CEIDG-1 prywatny NIP staje się automatycznie NIP-em firmy. Jeśli jeszcze numeru NIP nie posiadamy, zostanie on nam nadany bez wypełniania dodatkowych formularzy. W CEIDG-1 składamy też oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) - wcześniej należy sprawdzić dostępność form opodatkowania dla planowanego biznesu. Przedsiębiorca, który zamierza być płatnikiem VAT i posiada podpis elektroniczny przy wypełnianiu CEIDG-1, dołącza formularz VAT-R oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty (koszt rejestracji 170zł). Jeśli nie dysponuje podpisem elektronicznym, wypełnia druk VAT-R tradycyjnie w urzędzie skarbowym. Rejestracja VAT-R musi nastąpić najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT.

                                                   Ostatnie formalności

Po przesłaniu odpowiednich danych przez CEIDG do właściwego urzędu statystycznego, firmie zostanie nadany numer REGON. Numer ten jest niepowtarzalny i osobie fizycznej zostaje nadany tylko jeden raz. Informację o nadanym numerze otrzymuje się za pomocą wyszukiwarki CEIDG lub na stronie GUS. Ostatnimi krokami związanymi z uruchomieniem firmy mogą być jeszcze taki formalności jak posiadanie pieczątki i konta bankowego. Posiadanie pieczątki firmowej nie jest uregulowane żadnymi przepisami i tylko niektóre banki wymagają od przedsiębiorcy aby ją posiadał, jednakże dla własnej wygody warto ją mieć. Powinny się na niej znaleźć dane dotyczące nazwy i siedziby firmy, NIP, można też umieścić REGON. W polskim prawie nie ma obowiązku posiadania rachunku bankowego. Transakcje można przeprowadzać z konta prywatnego, jak i płacić gotówką. Wyjątek od tej zasady i obowiązek założenia konta firmowego pojawia się przy zawieraniu transakcji z innym przedsiębiorcą, gdy jednorazowa wartość takiej transakcji przekracza równowartość 15000 euro.

Rejestracja spółki cywilnej

Spółka cywilna, w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, nie jest przedsiębiorcą - przedsiębiorcami są jej wspólnicy. Nie wpisuje się jej odrębnie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ani do Krajowego Rejestru Sądowego. Chociaż nie jest ona przedsiębiorcą, to musi posiadać swój własny NIP, REGON i może być płatnikiem VAT. Oznacza to, że musi być zgłaszana odrębnie we właściwych rejestrach. Każdy ze wspólników spółki cywilnej musi więc zarejestrować swoją firmę w systemie CEIDG (wypełnić wniosek CEIDG-1). Następnie należy spisać umowę spółki cywilnej podlegającą podatkowi od czynności cywilnoprawnych, który uiszczamy w urzędzie skarbowym (odpowiednio według siedziby spółki). Opłacenie tego podatku powinno nastąpić w ciągu 14 dni od spisania umowy spółki i w tym celu składamy deklarację PCC-3. Z umową spółki oraz zaświadczeniami o wpisie do CEDIG każdego ze wspólników należy się udać do GUS w celu otrzymania numeru REGON spółki cywilnej (może to zrobić jeden ze wspólników).

                                                       Oczywiście to nie wszystko

Ponadto w urzędzie skarbowym (właściwym ze względu na siedzibę spółki), należy uzyskać numer NIP dla spółki. W tym celu składamy wnioski NIP-2 oraz NIP-D (zawierający informację o wszystkich wspólnikach). Musimy mieć ze sobą wpisy do CEDIG wszystkich wspólników, zaświadczenie o nadanym spółce numerze REGON, akt prawny do lokalu, w którym będzie siedziba, a także numer firmowego rachunku bankowego. W przypadku spółki cywilnej każdy ze wspólników rozlicza swój dochód oddzielnie w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Dodatkowo - jeżeli wspólnicy zamierzają rozliczać się z podatku VAT - należy spółkę zarejestrować jako płatnika VAT i wypełnić w tym celu deklarację VAT-R. Jeżeli spółka nie zatrudnia pracowników, przyjmuje się, że płatnikiem składek są wspólnicy (każdy płaci za siebie) i deklarują to na etapie wypełniania formularza CEDIG-1. W przypadku zatrudniania pracowników należy w ZUS dokonać zgłoszenia spółki jako płatnika składek za osoby zatrudnione. Każdy ze wspólników spółki cywilnej powinien dokonać aktualizacji swojego wniosku CEDIG-1 w zakresie podania informacji dotyczących spółki cywilnej, której stał się wspólnikiem.

Źródła:
1. www.pit.pl
2. www.zakladamyfirme.pl
3. www.zus.pl
4. www.ifirma.pl
5. www.ceidg.gov.pl

OPR. A.D.