KSEF – Krajowy System E-faktur

Od 1 lutego 2026 roku – system KSEF obligatoryjnie dotyczy całej gospodarki; także rolników. Jest to system teleinformatyczny służący do wystawiania faktur online w jednakowym standardzie, do ich archiwizowania, analizy oraz kontroli poprawności ich wystawienia.

Wprowadzenie systemu nastąpi etapami, co umożliwi dostosowanie się do nowych wymogów technicznych.

I termin

od 1 lutego – przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto,

II termin

od 1 kwietnia – pozostali przedsiębiorcy oraz gospodarstwa rolne,

III termin

od 1 stycznia 2027 – dla podmiotów, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.

W skrócie - jak działa system:

• użytkownik wystawia fakturę w programie księgowym albo bezpośrednio w samym KSeFie,

• system sprawdza poprawność wystawienia faktury i po sprawdzeniu nadaje jej unikatowy numer składający się z 5 sekcji (NIP sprzedawcy – 9 cyfr, data wystawienia w formacie RRRRMMDD – 8 cyfr, część techniczna 2 razy po 6 cyfr, suma kontrolna – 2 cyfry)

• odbiorca może ją pobrać z systemu.

Każdy rolnik VAT-owiec posiadający numer NIP musi wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż produktów rolnych przez KSEF. Rolnik ryczałtowy nie ma obowiązku korzystania z KSEF i wystawiania tam faktur VAT w zwykłym trybie. Może jednak zarejestrować się w system i udzielić zgody na wystawienie faktury przez nabywcę (faktura VAT RR).

Trzeba jednak pamiętać, że faktury na podstawie uzyskanych od rolnika uprawnień będą wystawiane do odwołania. Jeśli rolnik nie przekaże uprawnień to faktura VAT RR będzie mogła być dalej wystawiana poza systemem.

Faktury wystawiane w KSEF po nadaniu numeru systemowego nie mogą być poprawiane ani anulowane. Każdy błąd poprawiany jest przez wystawienie faktury korygującej. Kiedy podczas wystawiania faktury podamy błędny NIP nabywcy należy wystawić fakturę korektę, która wyzeruje poprzednią błędnie wystawioną. Dopiero potem wystawiamy nową fakturę z właściwym NIP-em.

Odbiór faktur zakupionych odbywa się również przez system. System nie wysyła żadnych powiadomień, należy tego pilnować - logując się do systemu. Faktury w SEeF można odbierać przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów t.j. Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja Mobilna KSeF cze e-mikrofirma.

W przypadku problemów z internetem, fakturę można wystawić w trybie „offline24”. Przesłać ją do systemu musimy najpóźniej następnego dnia roboczego.

Innym rozwiązaniem jest nadanie uprawnień np. biurowi rachunkowemu. Kiedy nastąpi ogólnopolska awaria internetu potwierdzona przez Ministerstwo Finansów -czas wydłuży się do 7 dni roboczych - od czasu ustania awarii.

Kodeks karny skarbowy przewiduje, że podatnik zobowiązany do wystawiania faktury w KSeF nie wystawiający jej albo wystawiający nierzetelnie lub błędnie musi liczyć się z konsekwencjami finansowymi. Urzędy Skarbowe w roku 2026 jako roku startowym - nie będą naliczały żadnych kar z tego tytułu.

Wymierne korzyści wynikające z wprowadzenia systemu to m.in.

• Szybszy zwrot podatku VAT,

• Automatyczna archiwizacja dokumentów przez okres 10 lat,

• Bezpieczeństwo i porządek przetrzymywania dokumentów związanych z udokumentowaniem transakcji.

Szczegóły: https://ksef.podatki.gov.pl/

Kinga Białobrzeska Kijek
MODR Warszawa